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인사기록카드

사진
(3×4cm)

성명(한글)		성명(한자)
생년월일		성별
사번		입사일
소속		직위
연락처		비상 연락처
주소

학력

기간

학교명

전공

구분

경력

기간

회사명

직위

담당업무

가족 사항

관계

성명

생년월일

직업

동거 여부

자격·면허

자격명

취득일

발행기관

발령 사항

발령일

구분

소속

직위

비고

상벌 사항

일자

구분

내용

시행처

인사기록카드 양식 작성 안내

인사기록카드 양식 미리보기 - A4 무료 인사기록카드 서식 — 무료 인사기록카드 양식 (A4)

인사기록카드는 회사가 직원 한 명 한 명의 인적사항, 학력, 경력, 자격, 입사 후 발령과 상벌 이력을 모아 관리하는 문서입니다. 입사 시점에 작성해 두고 부서 이동, 승진, 교육 이수 등 변동이 있을 때마다 갱신하며, 인사 담당자가 급여·4대보험·증명서 발급의 기준 자료로 활용합니다.

작성 방법

사번, 성명, 생년월일, 연락처, 주소 등 기본 인적사항을 적습니다.
입사일, 소속 부서, 직위, 고용 형태를 적습니다.
학력과 입사 전 경력, 보유 자격·면허를 적습니다.
입사 후 발령(부서 이동, 승진), 교육 이수, 상벌 이력을 날짜순으로 기록합니다.
작성일과 확인자를 적고 변경 사항이 생길 때마다 갱신합니다.

작성 팁 · 주의사항

근로기준법상 사용자는 근로자 명부를 작성하고 관련 서류를 일정 기간(3년) 보존해야 하므로, 인사기록카드에 명부 항목을 포함해 두면 관리가 편합니다.
주민등록번호는 법령에 근거가 있을 때만 처리할 수 있으므로 4대보험·원천징수처럼 필요한 업무 범위 안에서만 수집하고 관리합니다.
직무와 관계없는 가족의 직업·재산 같은 정보는 받지 않는 것이 개인정보 보호 측면에서 안전합니다.
인사기록카드는 열람 권한을 인사 담당자로 제한하고 잠금 보관하거나 암호를 건 파일로 관리하세요.

자주 묻는 질문

인사기록카드는 법적으로 꼭 작성해야 하나요?

'인사기록카드'라는 이름의 양식이 의무인 것은 아니지만, 근로기준법에 따라 사용자는 근로자 명부를 작성해야 합니다. 많은 회사가 인사기록카드로 이 명부를 겸해 관리합니다.

퇴사한 직원의 인사기록카드는 언제 파기하나요?

법령에서 정한 보존 기간이 지나고 보관 목적이 끝나면 파기하는 것이 원칙입니다. 경력증명서 발급 등을 위해 일부 정보를 더 보관한다면 그 근거와 기간을 정해 두세요.

직원이 자기 인사기록을 보여 달라고 하면 어떻게 하나요?

개인정보 보호법상 정보주체는 자신의 개인정보 열람을 요구할 수 있습니다. 다른 사람의 정보나 평가 의견처럼 제한 사유가 있는 부분은 법이 정한 범위 안에서 판단해야 합니다.

함께 쓰는 양식

↑ 인사기록카드 작성하러 가기